Andmekaitse

Lääne Maakonna Keskraamatukogu andmekaitsetingimused

Lääne Maakonna Keskraamatukogu (edaspidi raamatukogu) kui kohaliku omavalitsuse hallatava asutuse tegevus on avalik. Raamatukogu veebilehel avaldatakse informatsiooni raamatukogu tegevuse ja pakutavate teenuste kohta. Raamatukogu dokumentidega saab tutvuda teabenõude esitamisel.

Eraisikute isikuandmetele ligipääs on reguleeritud seadusandlusega. Raamatukogu töökorralduse reeglitega tagatakse eraelu puutumatus. Isikuandmete kaitseks ja õiguspäraseks töötlemiseks on kasutusel organisatsioonilised, füüsilised ja infotehnoloogilised turvameetmed.

1. Isikuandmed, nende töötlemise eesmärk ja ulatus

1.1.Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad füüsilist isikut tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming, välja arvatud toimingud juriidiliste isikute andmetega ning isikuandmete töötlemine veebilehtedel, millele raamatukogu veebilehel viidatakse (välislingid). Isikuandmete töötlemine on sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine, väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, sulgemine, kustutamine, hävitamine, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

1.2.Raamatukogu töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik raamatukogu teenuste osutamiseks ja sõlmitud lepingute täitmiseks.

2. Isikuandmete kogumine ja koosseis

2.1.Raamatukogust koju laenutusõiguse saamiseks registreerimisel täidab füüsiline isik registreerimislehe, kus küsitakse ees- ja perekonnanime, isikukoodi, tegeliku elukoha aadressi, e-posti aadressi, telefoninumbrit vastavalt Rahvaraamatukogu seadusele ja Rahvaraamatukogu töökorralduse juhendile. Raamatukogu parima teenuse pakkumiseks küsitakse lugejarühma määratlemist isiku enda poolt. Alaealistele (kuni 18.aastased) koju laenutusõiguse saamiseks küsitakse lisaks lapsevanema/eestkostja isikuandmeid. Isik vastutab esitatud isikuandmete õigsuse eest.

2.2.Raamatukogust koju laenutusõiguse saanud füüsilise isiku (lugeja) ja lapsevanema/hooldaja isikuandmed sisestatakse üleriigilisse laenutussüsteemi Urram ja kasutatakse lugeja tuvastamiseks, raamatukogu poolt pakutavate teenuste osutamiseks ja statistilise analüüsi tegemiseks.

2.3.Raamatukogust koju laenutusõiguse saanud füüsilisel isikul on õigus nõuda tema isikuandmete kasutamise lõpetamist ja andmete kustutamist raamatukoguprogrammist Urram.

2.4.Raamatukogu veebilehe ja andmebaaside külastamisel ei küsita isikuandmeid. Raamatukogule on teada kasutatava arvuti või arvutivõrgu IP-aadress ja veebilehed, mida raamatukogu veebilehel avatakse.

2.5.Raamatukogu veebilehel kasutatakse järgnevaid andmeid sisaldavaid küpsiseid: külastaja keelevalik, külastaja privaatsus- ja kasutustingimustega nõusolek ja Google Analyticsi süsteemiga seonduvad küpsised.

2.6.Raamatukogu veebilehe külastamisel kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika koostamiseks, veebilehe ja raamatukogu teenuste arendamiseks.

2.7.Telefonikõnesid ei salvestata.

2.8.Raamatukogunduslikul eesmärgil töödeldakse eraisiku isikuandmeid, kui eraisikut kajastatakse mõnes teoses või eraisik on mõne teose autor. Sellisel juhul kogutakse lisaks eraisiku nimele ka muid andmeid, mida on teoses avaldatud või mis on raamatukogule muul viisil avalike allikate kaudu teatavaks saanud.

2.9.Raamatukogule esitatud avalduse, teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja või raamatukoguga sõlmitud lepingu dokumendiandmestik on Avaliku teabe seaduse §12 lõike 4/1 kohaselt nähtav raamatukogu dokumendiregistris.

2.10. Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab eraisiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaadatakse üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud Avaliku teabe seaduse § 35.

2.11. Konkursi korras tööle või praktikale kandideerimisel lähtutakse kandidaadi avaldatud andmetest ja avalikest allikatest kogutud teabest. Kandideerijalt võidakse küsida andmeid, milleks on täidetava ametikoha nõuetest tulenevalt õigustatud huvi.

2.12. Avaliku konkursi korraldamisest teatatakse raamatukogu veebilehel ja raamatukogu sotsiaalmeedia lehtedel.

2.13. Ametikohale asumise ettepanek tehakse kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim ametikoha ülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele.

2.14. Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Avalikustamisele ei kuulu teave inimese osalemise kohta konkursil. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid pärast konkursi lõppu 1 kalendriaasta jooksul.

2.15. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.

2.16. Juriidilise isiku või asutuse kirjavahetuse puhul (näiteks MTÜ esindaja), soovitame kasutada tööalaseid kontaktandmeid. Juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

3. Isikuandmete säilitamine

3.1.Raamatukogu koju laenutusõiguse saajateks registreeritud füüsiliste isikute (lugejate) isikuandmeid säilitatakse lugeja õiguste kehtivuse aja jooksul, mis on 3 aastat. Kui lugejal on raamatukogu ees täitmata kohustusi, säilitatakse isikuandmeid vastavalt seadusandlusele.

3.2.Eraisikutega seotud kirjavahetust, mis registreeritakse dokumendiregistris, säilitatakse 3 kuni 7 aastat.

3.3.Eraisikutega seotud kirjavahetust, mida ei registreerita dokumendiregistris, säilitatakse 2 aastat.

3.4.Raamatukogu infopäringud ja nende vastused säilitatakse alaliselt, nendes sisalduvad isikuandmed on konfidentsiaalsed.

3.5.Raamatukogunduslikul eesmärgil kogutud andmed säilitatakse alaliselt.

3.6.Kõik säilitustähtaja ületanud elektroonilised dokumendid kustutatakse või paberkandjal hävitatakse.

4. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele

4.1.Raamatukogu ei avalda lugejate andmeid ega muud juurdepääsupiiranguga teavet kolmandale poolele, välja arvatud juhul, kui selleks on otsene seadusest tulenev kohustus (nt. kohtueelne menetleja või kohus).

4.2.Isikuandmeid kasutatakse eraisikule vastamiseks. Kui eraisikule vastamiseks on vajadus kelleltki teiselt järelepärimisi teha, avaldatakse eraisiku kohta käivaid isikuandmeid üksnes hädavajalikus mahus.

4.3.Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsupiirang tähendab, et teabenõude saamisel vaadatakse üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Dokumendile, mis välja antakse, ei jäeta alles isiklikke kontaktandmeid nagu (e-)posti aadress või telefoninumber (välja antud juhul, kui kirjavahetus puudutab juriidilise isiku või asutuse esindajat). Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

4.4.Seadus lubab raamatukogul kirjavahetuse asjaolusid avalikustada, kui esineb ilmne avalik huvi (Avaliku teabe seaduse § 38 lõige 1, § 30 lõige 4). Seda õigust kasutatakse erandlikel juhtudel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Juhul, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, jätab raamatukogu endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele täiendavaid selgitusi. Raamatukogu ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

4.5.Eraisikuga peetud kirjavahetust võib kasutada asutusesiseselt töö kvaliteedi hindamiseks.

4.6.Raamatukogunduslikul eesmärgil kogutud andmed avalikustatakse raamatukogu avalikes andmekogudes eelnevalt nõusolekut küsimata.

4.7.Koju laenutatud tagastamata teaviku või muu vara rikkumisega tekitatud kahju tähtajaks hüvitamata jätmise korral on raamatukogul õigus võlgnevuse sissenõudmise eesmärgil saata meeldetuletusi kahel korral ning kolme kuu möödudes. Meeldetuletustes nõuete täitmata jätmise korral teha ettekirjutus tähtpäevaks maksmata summa tasumiseks koos sundtäitmise algatamise hoiatusega ettekirjutuse täitmata jätmise korral.

4.8.Isiku õigustele ja vabadusele tõenäolist ohtu kujutavate isikuandmetega seotud rikkumiste kohta vormistatakse nõutud dokumendid. Kasutusele võetakse meetmed rikkumise koheseks lõpetamiseks. Eraisikut teavitatakse rikkumisest juhul, kui tema õigustele ja vabadusele on tõenäoliselt suur oht. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta kasutusele vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

5. Isiku õigused seoses oma andmetega

5.1.Eraisikul on õigus tutvuda tema kohta kogutud andmetega ning teada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavad isikuandmeid töödeldud. Eraisik peab esitama teabenõude, millele vastatakse avaliku teabe seaduses ettenähtud tähtaja jooksul. Raamatukogu ei rahulda teabenõuet juhul, kui see võib:

5.1.1. Kahjustada teise isiku õigusi ja vabadust, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;

5.1.2. Takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.

5.2.Raamatukogust koju laenutusõiguse saanud füüsilisel isikul (lugejal) on õigus nõuda ebaõigete andmete uuendamist raamatukogu poolt või teha ise vajalikud muudatused lugejaportaali iseteeninduse kaudu.

5.3.Raamatukogust koju laenutusõiguse saanud füüsilisel isikul (lugejal) on õigus nõuda enda isikuandmete töötlemise lõpetamist ja andmete kustutamist enne isikuandmete kasutamise seadusliku aluse möödumist. Andmete töötlemise lõpetamine või kustutamine lõpetab raamatukogu koju laenutusõiguse kasutamise.

5.4.Punktis 5.3. nimetatud õiguste teostamiseks esitab lugeja omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotluse raamatukogu direktorile. Raamatukogu ei rahulda taotlust, kui lugejal on raamatukogu ees täitmata kohustusi. Lugejal ei ole õigust esitatud taotlust tagasi võtta.

5.5.Eraisikul on oma õiguste kaitseks võimalik pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

5.6.Antud dokument ei kehti juriidilistele isikutele.

5.7.Käesolev dokument ei hõlma isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele Lääne Maakonna Keskraamatukogu veebilehel viidatakse (välislingid).

6. Selgitused ja lisainformatsioon

Lääne Maakonna Keskraamatukogu andmekaitsetingimused on kinnitatud direktori käskkirjaga nr 6, 07.02.2019.a.

Selgituste saamiseks seoses Lääne Maakonna Keskraamatukogu andmekaitsetingimuste kohta palume saata kiri Haapsalu Linnavalitsuse andmekaitsespetsialistile hlv@haapsalulv.ee