Märksõnastamisel on lähtutud "Eesti üldisest märksõnastikust", kuid peale selle on kasutusel ka spetsiaalselt Läänemaad puudutavaid märksõnu (kohanimed, asutuste nimed).  

Isikunimede järel sulgudes olev (pseud.) tähendab pseudonüümi. Pseudonüümi järgi otsides leitakse ka need artiklid, mis on kirjutatud õige nime all. Kui inimesel on mitu pseudonüümi, siis ühe pseudonüümi järgi otsides teise pseudonüümi all kirjutatud artikleid ei leita. Et leida kõiki ühe isiku poolt kirjutatud artikleid või teoseid (mitme pseudonüümi ja õige nime all kirjutatud), on otsingul vaja kasutada isiku õiget nime.

Otsinguvõimalused

Otsingu puhul peab silmas pidama järgmist:

• Katusega konsonandid š ja ž on andmebaasi sisestatud kujul sh ja zh. Otsingul tuleb sisestada need tähed täheühenditena sh ja zh. Näiteks Šveits = Shveits, Šank = Shank, žestid = zhestid, jms.

Otsinguvõimalusi on kaks: lühiotsing ja kompleksotsing. Enne otsisõna sisestamist on võimalik ära määrata järgmised kriteeriumid:

• ajavahemik - mis aastast aastani te soovite artikleid otsida
• allika tüüp - mis tüüpi väljaannetest te soovite artikleid otsida: kõigist, ajalehtedest, ajakirjadest või kogumikest
• tulemuste sorteerimine - te saate määrata, kas tulemused järjestatakse artikli pealkirja, ilmumise kuupäeva, autori nime või väljaande nimetuse alusel
• tulemuste arv - teil on võimalik määrata, mitu kirjet te maksimaalselt tulemusena saada soovite (10, 100, 500, 1000). Kui tulemusi on rohkem, näidatakse teile valitud ulatuses kirjeid nimekirja algusest - nimekiri tulemustest moodustub omakorda eelmises lahtris teie poolt määratud järjestuses
• märksõnade näitamine - on võimalik määrata, kas tulemuste põhiandmetele ja annotatsioonile lisatakse vaates ka märksõnad või mitte

Lühiotsing võimaldab lühikest otsingut, mille puhul ei saa kasutada mitut sõna korraga ega ka sõnaosa. Teie poolt sisestatud sõna otsitakse korraga neljalt erinevalt väljalt - artikli pealkiri, nimed, märkus ja märksõnad. Seetõttu on tulemuste arv reeglina üpris suur. Lühiotsing sobib ülevaate saamiseks mingil teemal või väga kitsapiirilise otsisõna abil otsimiseks.

Kompleksotsing võimaldab sooritada keerukamat ja täpsemat otsingut korraga kuni viie erineva sõna järgi kuni viielt erinevalt väljalt. Lisaks lühiotsingus kasutusel olevatele väljadele saab otsida ka väljaande nimetuse järgi.

Kompleksotsingu puhul saab määrata ka otsingu tingimused ja otsitavate väljade omavahelised seosed. Otsingu täpsustamiseks mõeldud tingimusi on kolm: võrdub (otsitakse täpset vastet), algab (väljal esineb sõna või sõnaühend, mis algab sisestatud sõnaosa või sõnaga) ja sisaldab (otsitaval väljal leidub sõna või sõnaühend, mis sisaldab teie poolt sisestatud sõnaosa või sõna).

Väljade omavaheliseks sidumiseks otsingus kasutatakse loogikaoperaatoreid, mida on samuti kolm: JA (mõlemad otsitunnused on otsingusse kaasatud), VÕI (kas esimene või teine otsitunnus peab otsitavas kirjes esinema) ja VÄLJA ARVATUD (operaatorile järgnev otsitunnus ei tohi otsitavas kirjes esineda).

Kompleksotsingus saab kasutada otsinguks ka sõnaosa, mille pikkuseks on vähemalt kolm tähte.

Loendid

Andmebaasis orienteerumiseks ja otsingu teostamiseks on võimalik kasutada ka kolme loendi abi:

• nimeloend - sisaldab kõiki andmebaasis sisalduvaid nimesid: autorid, vastutavad isikud (toimetajad, koostajad, jt) ning personaalia (isikud, kellest artiklis kirjutatakse)
• märksõnaloend - sisaldab kõiki andmebaasis kasutatud märksõnu
• allikaloend - sisaldab kõiki andmebaasis kirjeldatud väljaannete nimetusi

Kõigis loendites on vajaliku sõnani võimalik jõuda kahel viisil:

• sisestades vajalik sõna või sõnaosa otsiaknasse - otsitunnuse minimaalseks pikkuseks peab olema neli tähte, sõnaosale liidab programm automaatselt juurde võimalikud sõnalõpud
• klõpsates vajalikul tähestikurea tähel

Loendiotsingu puhul on samuti võimalik ära määrata tulemusena esitatavate kirjete maksimaalne arv ning see, kas tulemusi näidatakse koos märksõnadega või ilma.

Kui te olete sobiva sõna loendist leidnud ja soovite näha sellele vastavaid kirjeid, siis klõpsates sellele sõnale, avaneb koos tulemuste loeteluga ka kompleksotsingu vorm, mida kasutades saate oma otsingut täpsustada ja tulemuste arvu piirata.